为什么需要压缩文件大小
电脑用久了，照片、视频、文档越积越多，C盘红了，传文件总提示“超出限制”，这时候就得动手压缩文件。不是简单地扔进压缩包就完事，真正有效的压缩，是能在保留内容的前提下尽可能缩小体积。
比如你要给客户发一份PPT，原文件有80MB，邮箱限制25MB以内，直接发不了。通过合理压缩，可以降到20MB以内，顺利发送。
压缩文件大小的基本步骤
第一步：选对压缩工具。常见的有WinRAR、7-Zip、Bandizip，推荐使用7-Zip，免费且压缩率高。右键文件或文件夹，选择“添加到压缩文件”即可开始。
第二步：设置压缩格式。一般选ZIP或7Z。ZIP兼容性好，适合发邮件；7Z压缩率更高，适合自己存档。不要用RAR，对方不一定能打开。
调整压缩等级
在压缩选项里找到“压缩级别”，可选“最快”到“极限”。日常使用选“标准”就行，“极限”虽然更小，但耗时翻倍，差别也不大。
比如一个100MB的文件夹：
- 最快：压缩后85MB，耗时10秒
- 标准：压缩后75MB，耗时25秒
- 极限：压缩后72MB，耗时90秒
明显看出，性价比最高的还是“标准”模式。
分卷压缩大文件
如果单个文件太大，比如超过4GB，而你要拷贝到FAT32格式的U盘，就必须分卷。在压缩设置里填“分卷大小”，输入4000M，就会自动切成多个小文件。
之后解压时，只要双击第一个分卷，就能全自动解压全部内容。
针对不同文件的压缩技巧
并不是所有文件都能大幅压缩。已经高度压缩的文件如MP4、JPEG、MP3，再打包也缩不了多少。反而是文档、日志、数据库这类文本类文件，压缩效果明显。
举个例子：一个包含100个TXT日志的文件夹，原始大小60MB，压缩后可能只有3MB。
如果你真想进一步减小体积，得从源头下手。比如图片太多，可以用“TinyPNG”这类工具先压缩图片本身，再打包；视频太大，用HandBrake转成低码率MP4，比单纯压缩有效得多。
命令行批量压缩（进阶）
如果你经常处理大量文件，可以写个脚本自动压缩。以7-Zip为例，在Windows上打开命令提示符：
7z a -tzip -m0=Deflate -mx=5 archive.zip *.docx意思是：把所有DOCX文件打包成ZIP，使用Deflate算法，压缩等级为5（标准）。你还可以把它保存成.bat文件，双击一键执行。
压缩文件不是魔术，但它是个实用技能。掌握这几个步骤，传邮件、备份资料、清理空间都能省心不少。